Vítejte v systému elektronické fakturace pro společnost GE
Společnost GE uzavřela partnerství se společností Tungsten Network, aby společně nabídly dodavatelům jednodušší způsob odesílání faktur
Společnost GE uzavřela partnerství se společností Tungsten Network, aby společně nabídly dodavatelům jednodušší způsob odesílání faktur
Na základě zkušeností za více než desítku let jsme sestavili rozsáhlý soubor často kladených dotazů a dokumentů, které vám pomohou při každém kroku
Co je služba Tungsten Network?
Společnost Tungsten Network poskytuje společnostem na celém světě řešení elektronické fakturace, analytická řešení a řešení pracovních postupů. Podrobnější informace o našich produktech a službách najdete na našich webových stránkách.
Jaké jsou výhody využívání služby Tungsten Network?
Je používání elektronické fakturace podmínkou pro nová výběrová řízení a nové dodavatele?
Ano. Od roku 2016 se elektronická fakturace Tungsten zařadila mezi formální kritéria pro výběr prodejců užívaná společností GE. Ačkoli to nutně nepovede k bezprostřednímu vyloučení prodejců nesplňujících podmínky, očekáváme, že takoví prodejci budou postupem času nevyhnutelně znevýhodněni.
Jsou s touto službou spojeny nějaké poplatky?
Služba Tungsten Network poskytuje dvě úrovně možností elektronické fakturace. Všechna řešení obsahují určitý počet faktur měsíčně zdarma.
For suppliers of GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) – all transactions through Web From solution is free of charge!
Pro ostatních provozních jednotek GE, dodavatelé webových formulářů si mohou zakoupit nové transakce prostřednictvím portálu Tungsten Network. Stránku „Zakoupit transakce Tungsten Network“ naleznete v nabídce „Fakturace“ (stejná nabídka, v níž je uvedena stránka „Vytvořit fakturu“).
Dokáže systém Tungsten komunikovat se zaměstnanci, kteří hovoří jinými jazyky?
Spolupráce mezi vámi a vaším zákazníkem bude pokračovat ve stejném jazyce. Měli byste mu nadále zasílat faktury ve stejném jazyce, jaký normálně používáte.
Potřebujete-li podporu, podejte žádost o podporu společnosti Tungsten Network nebo zatelefonujte jejich týmu podpory.
Společnost GE mě požádala, abych faktury odesílal pomocí služby Tungsten Network. Co mám dělat?
Aby mohli kupující i prodávající odesílat a přijímat elektronické faktury prostřednictvím služby Tungsten, musí být oba členy služby Tungsten Network.
Pokud jste obdrželi od společnosti Tungsten Network e-mail, ve kterém jste jménem společnosti GE do sítě pozváni, stačí jen kliknout na aktivační odkaz v e-mailu a řídit se jednotlivými kroky registrace. (Jedná se o upravený odkaz obsahující předem načtená data, která urychlí registrační proces.)
If you have not, please contact [email protected] to request your registration link.
Mnozí vaši zákazníci již možná členy této sítě jsou. Do 24 hodin od okamžiku, kdy se ke službě Tungsten Network připojíte, můžete již faktury zákazníkům odesílat.
Musím se společností Tungsten Network podepsat smlouvu?
Ano, smluvní podmínky společnosti Tungsten Network budete muset přijmout bez ohledu na zvolené řešení.
Musím si nainstalovat nějaký software?
Ne. Další software ani hardware se NEVYŽADUJE. K odesílání elektronických faktur prostřednictvím služby Tungsten Network potřebujete pouze připojení k internetu.
Jaké jsou minimální systémové požadavky na používání služby Tungsten Network?
Minimální požadavky na operační systém jsou následující: OS Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux nebo Mac 9.2*.
Minimální požadavky na prohlížeč jsou následující: Verze 9 prohlížeče Internet Explorer a nejnovější verze prohlížečů Firefox, Chrome, Safari a Opera.
Mohu prostřednictvím služby Tungsten Network odesílat elektronické faktury všem svým zákazníkům?
Jakmile se zapojíte do sítě, společnost Tungsten vám bez dalších poplatků umožní posílat elektronické faktury také dalším zákazníkům z řad kupujících zapojeným do sítě. Kliknutím na možnost Propojení se zákazníky v dodavatelském portálu můžete jednoduše najít další kupující.
Pokud jsem již ze služby Tungsten obdržel oznámení o připravenosti k provádění transakcí (RTT), mohu ještě odesílat papírové faktury?
Ne, společnost GE očekává, že jakmile obdržíte toto oznámení, měli byste začít všechny faktury odesílat prostřednictvím služby Tungsten a další papírové faktury by se již neměly zasílat (v případě zaslání se budou odmítat). Důvodem je zabránit možné duplikaci.
Kdo má na starosti poskytování dodatkových přístupových údajů ke službě Tungsten pro další uživatele?
Když se dodavatel nebo nakupující zaregistruje do portálu Tungsten, musí jmenovat správce – údaje o správci najdete kliknutím na položku „Můj účet“ a poté kliknutím na položku „Můj profil“. Informace se zobrazí ve spodní části obrazovky.
Právě správce může přidávat nové uživatele a upravovat přístupová práva.
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty
I have tried to register but received a message that my company already has a Tungsten Network account. How do I proceed?
If you have tried to register but received a message advising a company with the same VAT ID is already registered, you will need to be given access to your company’s existing account.
If you know who your admin is, they can grant you access by following these steps:
If you do not know who your account admin is or your account admin has left the company and you would like to be granted access, please fill in this form https://tungsten-network.my.site.com/contactAccountAccess/s/?language=en_US
Lze elektronické faktury odesílat do různých zemí?
Ano, služba Tungsten Network je globální a svým uživatelům umožňuje celosvětovou výměnu faktur. Služba Tungsten Network vyhovuje místním daňovým předpisům, čímž vám ulevuje od zátěže spojené s dodržováním předpisů. Díky spolupráci se sítí PwC jsme schopni zajistit splnění předpisů souvisejících s financemi a fakturací, které platí napříč Evropou, Severní Amerikou a oblastí Asie a Pacifiku.
Pokud chcete podrobněji probrat naše globální možnosti dodržování předpisů, kontaktujte nás.
Vyhovují elektronické faktury místním předpisům v oblasti DPH a daní?
Ano, služba elektronické faktury společnosti Tungsten Network vyhovuje místním předpisům v oblasti DPH a daní. Splnění předpisů souvisejících s financemi a elektronickou fakturací jsme schopni zajistit díky spolupráci se sítí PwC.
Odběratelé a dodavatelé používající službu Tungsten Network obdrží digitálně podepsaný snímek faktury v souboru PDF. Tento snímek faktury vyhovuje daňovým zákonům. Odběratel ho může použít pro potřeby pracovního postupu a auditu.
Uživatelé služby Tungsten Network mohou uložit digitálně podepsaný soubor PDF do svého vlastního elektronického archivu nebo k němu nonstop přistupovat v archivu služby Tungsten Network.
Pokud chcete podrobněji probrat naše globální možnosti dodržování předpisů, kontaktujte nás.
Je nutné tisknout nebo uchovávat papírové kopie faktur?
Pokud používáte službu elektronické fakturace společnosti Tungsten Network, nemusíte tisknout ani skladovat papírové kopie svých faktur. Služba Tungsten Network jednak odesílá údaje z faktury do účetního systému odběratele a jednak odesílá také digitálně podepsaný soubor PDF, který lze používat pro účely pracovních postupů a daňových auditů. Tato faktura vyhovuje daňovým zákonům. Tato faktura vyhovuje daňovým zákonům.
Služba Tungsten Network ukládá každou fakturu odeslanou prostřednictvím sítě elektronické fakturace do archivu faktur. Všichni uživatelé sítě mají k tomuto archivu přístup 24 hodin denně, 7 dní v týdnu prostřednictvím portálu služby Tungsten Network.
Jaké má společnost Tungsten Network partnery, aby zajistila plnění všech náležitostí?
Firma PricewaterhouseCoopers radí společnosti Tungsten Network v daňové oblasti. Tungsten Network využívá služeb lokálních organizací PwC, jejichž prostřednictvím je v kontaktu s příslušnými místními daňovými úřady, abychom měli nejaktuálnější daňové informace a mohli je zabudovat do našeho produktu.
Společnost TrustWeaver digitálně podepisuje naše faktury. Společnost TrustWeaver poskytuje nástroje pro usnadnění dodržování předpisů a kontrolovatelnosti podnikové dokumentace a procesů prostřednictvím inovativních řešení založených na elektronickém podpisu.
Náležitosti „splňujete ve 48 zemích“ – a co země, v nichž tomu tak není?
V tomto případě společnost Tungsten nebude moci poskytnout legislativně platný elektronický daňový doklad digitálně podepsaný společností TrustWeaver. Místo toho vám společnost Tungsten vystaví pracovní snímek faktury, na kterém budou uvedeny všechny potřebné informace, ale který nebude legislativně platným dokumentem pro účely auditu nebo nárokování vrácení DPH.
Co je digitální podpis?
Digitální podpis v podstatě dokládá odběrateli, že byla faktura skutečně zaslána dodavatelem uvedeným na faktuře. Digitální podpisy slouží k prokázání pravosti původu faktury a také pravdivosti údajů v originálním dokumentu. Podpisy Tungsten Network vystavuje společnost TrustWeaver a obsahují časovou známku.
Je nutné ověřit podpisy na všech fakturách před dalším zpracováním, aby bylo možné uzavřít auditní historii. Toto však může udělat, je-li třeba, společnost Tungsten Network na základě výslovného písemného souhlasu klienta.
Co je elektronický archiv systému Tungsten Network?
Služba Tungsten Network ukládá každou fakturu odeslanou prostřednictvím sítě elektronické fakturace do archivu faktur. Všichni uživatelé sítě mají k tomuto archivu přístup 24 hodin denně, 7 dní v týdnu prostřednictvím portálu služby Tungsten Network. Faktury se uchovávají v posloupném pořadí a vždy je lze vyhledat. Jelikož se faktury ukládají do elektronického archivu, společnost Tungsten Network může zaručit jejich platnost a ochránit je před neoprávněným přístupem.
Jak bezpečné je zasílání faktur prostřednictvím webového formuláře?
Přístup ke službě Tungsten, včetně webového formuláře, podmiňuje trojí ověření přihlašovacích údajů. Kromě toho je každá relace chráněna standardním 128 bitovým šifrováním SSL za využití serverových certifikátů třídy 3 společnosti Verisign. Po vytvoření se faktura uloží do zabezpečeného archivu, kde ji chrání nejmodernější bezpečnostní opatření podléhající každodennímu testování.
To znamená, že ke stránce se mohou připojit pouze oprávnění uživatelé a jakmile k připojení dojde, veškerá komunikace je soukromá a data jsou zcela zabezpečena.
Jak se zaregistrovat?
Registrace je zcela kompletní pouze tehdy, pokud jste vybrali své zákazníky ze společnosti GE a propojili se s nimi.
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty
Jak se propojím se zákazníkem?
Po přihlášení ke službě Tungsten Network klikněte na kartu Zákazníci a vyberte možnost Propojit se zákazníkem.
Kompletní seznam aktuálně dostupných odběratelských subjektů společnosti GE najdete zde: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Kdy můžu začít odesílat faktury prostřednictvím služby Tungsten Network?
Obdržíte e-mail, v jehož předmětu bude uvedena zkratka RTT, což je upozornění o připravenosti k provádění transakcí.. V tomto e-mailu RTT vám společnost GE poskytne pokyny a kontaktní údaje vašich specialistů na zavádění služby ze společnosti GE. Pokud máte dotazy nebo nedoplatky, které chcete vyrovnat, než začnete službu Tungsten využívat, obraťte se na tyto specialisty. Pokud žádné dotazy nemáte, společnost GE do 3 dnů zahájí aktivaci služby. Dokončení aktivace služby může trvat až 5 pracovních dnů, takže maximálně do 8 dnů od obdržení e-mailu RTT na portálu uvidíte své otevřené objednávky.
Pokud své objednávky nevidíte, obraťte se na specialisty na zavádění služby ze společnosti GE.
Jak mohu odeslat fakturu?
Při odesílání faktur společnosti GE vždy používejte kartu Objednávky, kde provedete převod objednávky, místo abyste vytvářeli fakturu zcela od začátku.
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Jak přidat dovozné a balné?
If you are a supplier of GE Renewable Energy Onshore-Offshore Wind, you are not allowed to add additional charges. Please reach out to your GE buyer/GE contact for further information.
If you are a supplier of GE Healthcare, GE Grid, GE Aviation or GE Corporate, please find the instructions here:
Při vytváření faktury budete mít možnost přidat do faktury dovozné a další poplatky. Na poslední stránce převodu objednávky za vašimi kontaktními údaji a kontaktními údaji společnosti GE je v části Položky k fakturaci zelené tlačítko Přidat. Pokud na něj kliknete, můžete přidat poplatky.
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Jak postupovat při odesílání rozpracovaných/uložených faktur?
1. Na domovské stránce klikněte v souhrnu Uložené faktury na možnost Zobrazit vše.
2. Uložené faktury se zobrazí v dolní části stránky. Klikněte na možnost Upravit.
3. Zkontrolujte povinná pole (označená červenou hvězdičkou) a vyplňte je.
4. Na konci stránky zkontrolujte částky v poli Souhrn. Pokud je vše správně, klikněte na možnost Odeslat.
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty
Proč nejsou moje objednávky dostupné?
Důvodů může být více – podívejme se na ty nejčastější:
Proč jsou mé objednávky šedé?
Proč se na portálu zobrazuje jiná jednotková cena než je dohodnutá cena?
Obraťte se na žadatele společnosti GE, aby zaktualizoval databázi společnosti GE s ohledem na aktuální ceny. Upravené údaje se během několika hodin automaticky nahrají do systému Tungsten.
Proč se na portálu zobrazuje jiné objednané množství než je dohodnuté množství?
Obraťte se na žadatele společnosti GE, aby zaktualizoval databázi společnosti GE s ohledem na požadované množství. Upravené údaje se během několika hodin automaticky nahrají do systému Tungsten.
Proč nemohu přidat daňovou sazbu?
Výši daně můžete zadat v posledním kroku převodu objednávky v poli Celková daň před kliknutím na tlačítko Odeslat.
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Než začnete vytvářet faktury pro společnost GE, nastavte daňové kódy a sazby platící pro vaši společnost. Podrobnější informace najdete na adrese https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Ve službě Tungsten Network nelze vytvářet zahraniční daňové faktury. V případě, že vaše společnost působí v jiné zemi, obraťte se na specialisty zavádění služby ze společnosti GE.
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Co je to datum faktury?
Datum faktury na faktuře služby Tungsten bude vždy označovat den, kdy jste fakturu úspěšně odeslali. Důrazně doporučujeme dokončit odeslání faktury ve službě Tungsten co nejdříve, nejlépe ve stejný den, kdy je vytvořen záznam do deníku pohledávek ve vašem vlastním účetním systému.
Mohu k jedné objednávce odeslat více faktur?
Ano, je to možné, pokud výše objednávky pokrývá částku na fakturách. Pokud se objednávka skládá z více řádků, můžete kterékoli z řádků fakturovat jako první a ostatní později. Pokud se faktura skládá z jednoho řádku, výši fakturované částky lze upravit v poli množství, jinak systém automaticky použije jako výchozí celkové dostupné množství. Totéž platí pro objednávky s více řádky, u nichž je vybrán pouze jeden řádek.
Co mám dělat, pokud je stav faktury „zamítnuto“ – lze ji odeslat znovu?
Pokud se vám faktura zobrazuje jako zamítnutá, neprošla faktura ověřováním, které systém Tungsten Network provádí jménem společnosti GE, a nebyla společnosti GE odeslána.
Zamítnutou fakturu lze odeslat znovu, avšak před opětovným odesláním nezapomeňte zkontrolovat důvod zamítnutí a provést potřebné opravy. Pokud potřebujete pomoci s vysvětlením důvodů zamítnutí, požádejte o podporu prostřednictvím portálu Tungsten nebo zašlete e-mail na adresu [email protected].
Co mám dělat, pokud je stav mojí faktury „odmítnuto“?
Please contact your GE buyer and\or Accounts Payables at https://gecorp.custhelp.com/app/utils/login_custom/redirect/S2PSupplierSupport%2Fcustomer_inquiry for rejection reason.
Co mám dělat, pokud se moje faktura déle než den zobrazuje jako „doručená“ – jak zajistím, aby přešla do stavu „schváleno“?
S největší pravděpodobností došlo k technickému problému s rozhraní mezi službou Tungsten a systémy společnosti GE. Požádejte o podporu prostřednictvím portálu Tungsten nebo zašlete e-mail na adresu [email protected]
Kdy bude má faktura odeslaná prostřednictvím služby Tungsten proplacena?
Přechod na elektronickou fakturaci nemá žádný vliv na vaši smlouvu/dohodu o platbách se společností GE. Služba Tungsten nevypočítává datum splatnosti; zobrazuje údaje získané z vlastního systému společnosti GE.
Očekávané datum proplacení můžete zkontrolovat zadáním čísla faktury/čísla objednávky/čísla transakce do pole vyhledávání na vašem účtu služby Tungsten nebo jej můžete zkontrolovat na kartě Faktury – Stav faktury.
Datum splatnosti bude dostupné, jakmile faktura přejde do stavu „schváleno“.
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Musím faktury vytvářet ve službě Tungsten i ve vlastním účetním softwaru?
Ne, faktura vytvořená ve službě Tungsten je zákonná faktura, kterou můžete použít pro své účetní účely.
Jak přidat další uživatele?
Abyste mohli přidávat další uživatele, musíte být správcem svého účtu
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Jak mohu upravit údaje o své společnosti?
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Jak podat žádost o podporu ve službě Tungsten Network?
Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.
Požádal jsem o podporu oddělení podpory služby Tungsten, ale potřebuji pomoci s vysvětlením odpovědi. Na koho se mohu obrátit?
Obraťte se na podporu 1. úrovně: [email protected] a uveďte číslo žádosti služby Tungsten.
Kontaktní údaje
Když se zaregistrujete do služby Tungsten Network, máte k dispozici také vyhrazené týmy podpory, které vám budou pomáhat s přechodem na novou fakturační platformu. Můžete se obrátit na následující týmy podpory: