Vítejte v systému elektronické fakturace pro společnost GE

Společnost GE uzavřela partnerství se společností Tungsten Network, aby společně nabídly dodavatelům jednodušší způsob odesílání faktur

Podporujeme vás během celého procesu

Na základě zkušeností za více než desítku let jsme sestavili rozsáhlý soubor často kladených dotazů a dokumentů, které vám pomohou při každém kroku

Obecné dotazy

  • Společnost Tungsten Network poskytuje společnostem na celém světě řešení elektronické fakturace, analytická řešení a řešení pracovních postupů. Podrobnější informace o našich produktech a službách najdete na našich webových stránkách.

    • Bezpečné a zaručené dodání faktury, už žádné faktury ztracené v poště
    • Zpracování faktur zabere méně času
    • Žádná další zpoždění kvůli nedostatku informací, doručení do špatné kanceláře nebo ručnímu zásahu
    • Technologie VÝMĚNY DAT V LIBOVOLNÉM FORMÁTU – není nutný žádný další software nebo hardware
    • Lepší přehlednost zpracování a lepší řízení finančních toků díky přístupu 24/7 a analýzám
    • Splnění požadavků DPH bez ohledu na to, odkud jsou faktury posílány a kde jsou přijímány
    • Snadné a ekonomické zasílání faktur – kdykoliv
  • Ano. Od roku 2016 se elektronická fakturace Tungsten zařadila mezi formální kritéria pro výběr prodejců užívaná společností GE. Ačkoli to nutně nepovede k bezprostřednímu vyloučení prodejců nesplňujících podmínky, očekáváme, že takoví prodejci budou postupem času nevyhnutelně znevýhodněni.

  • Služba Tungsten Network poskytuje dvě úrovně možností elektronické fakturace. Všechna řešení obsahují určitý počet faktur měsíčně zdarma.

    Pro dodavatele společností GE Healthcare, Renewable Energy, GE Corporate (SSS), GE Capital (SSS) a BHGE – dříve známé jako GE Oil & Gas – jsou všechny transakce prostřednictvím řešení s webovými formuláři zdarma.

    Pro ostatních provozních jednotek GE, dodavatelé webových formulářů si mohou zakoupit nové transakce prostřednictvím portálu Tungsten Network. Stránku „Zakoupit transakce Tungsten Network“ naleznete v nabídce „Fakturace“ (stejná nabídka, v níž je uvedena stránka „Vytvořit fakturu“).

  • Spolupráce mezi vámi a vaším zákazníkem bude pokračovat ve stejném jazyce. Měli byste mu nadále zasílat faktury ve stejném jazyce, jaký normálně používáte.

    Potřebujete-li podporu, podejte žádost o podporu společnosti Tungsten Network nebo zatelefonujte jejich týmu podpory.

Registrační otázky

  • Aby mohli kupující i prodávající odesílat a přijímat elektronické faktury prostřednictvím služby Tungsten, musí být oba členy služby Tungsten Network.

    Pokud jste obdrželi od společnosti Tungsten Network e-mail, ve kterém jste jménem společnosti GE do sítě pozváni, stačí jen kliknout na aktivační odkaz v e-mailu a řídit se jednotlivými kroky registrace. (Jedná se o upravený odkaz obsahující předem načtená data, která urychlí registrační proces.)

    Pokud jste e-mail neobdrželi, zažádejte o odkaz pro registraci na adrese [email protected].

    Mnozí vaši zákazníci již možná členy této sítě jsou. Do 24 hodin od okamžiku, kdy se ke službě Tungsten Network připojíte, můžete již faktury zákazníkům odesílat.

  • Yes, regardless of the solution you choose, you will be required to accept Tungsten Network’s terms and conditions.

  • Ne. Další software ani hardware se NEVYŽADUJE. K odesílání elektronických faktur prostřednictvím služby Tungsten Network potřebujete pouze připojení k internetu.

  • Minimální požadavky na operační systém jsou následující: OS Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux nebo Mac 9.2*.

    Minimální požadavky na prohlížeč jsou následující: Verze 9 prohlížeče Internet Explorer a nejnovější verze prohlížečů Firefox, Chrome, Safari a Opera.

  • Jakmile se zapojíte do sítě, společnost Tungsten vám bez dalších poplatků umožní posílat elektronické faktury také dalším zákazníkům z řad kupujících zapojeným do sítě. Kliknutím na možnost Propojení se zákazníky v dodavatelském portálu můžete jednoduše najít další kupující.

  • Ne, společnost GE očekává, že jakmile obdržíte toto oznámení, měli byste začít všechny faktury odesílat prostřednictvím služby Tungsten a další papírové faktury by se již neměly zasílat (v případě zaslání se budou odmítat). Důvodem je zabránit možné duplikaci.

  • Když se dodavatel nebo nakupující zaregistruje do portálu Tungsten, musí jmenovat správce – údaje o správci najdete kliknutím na položku „Můj účet“ a poté kliknutím na položku „Můj profil“. Informace se zobrazí ve spodní části obrazovky.

    Právě správce může přidávat nové uživatele a upravovat přístupová práva.

Dodržování předpisů

  • Ano, služba Tungsten Network je globální a svým uživatelům umožňuje celosvětovou výměnu faktur. Služba Tungsten Network vyhovuje místním daňovým předpisům, čímž vám ulevuje od zátěže spojené s dodržováním předpisů. Díky spolupráci se sítí PwC jsme schopni zajistit splnění předpisů souvisejících s financemi a fakturací, které platí napříč Evropou, Severní Amerikou a oblastí Asie a Pacifiku.

    Pokud chcete podrobněji probrat naše globální možnosti dodržování předpisů, kontaktujte nás.

  • Ano, služba elektronické faktury společnosti Tungsten Network vyhovuje místním předpisům v oblasti DPH a daní. Splnění předpisů souvisejících s financemi a elektronickou fakturací jsme schopni zajistit díky spolupráci se sítí PwC.

    Odběratelé a dodavatelé používající službu Tungsten Network obdrží digitálně podepsaný snímek faktury v souboru PDF. Tento snímek faktury vyhovuje daňovým zákonům. Odběratel ho může použít pro potřeby pracovního postupu a auditu.

    Uživatelé služby Tungsten Network mohou uložit digitálně podepsaný soubor PDF do svého vlastního elektronického archivu nebo k němu nonstop přistupovat v archivu služby Tungsten Network.

    Pokud chcete podrobněji probrat naše globální možnosti dodržování předpisů, kontaktujte nás.

  • Pokud používáte službu elektronické fakturace společnosti Tungsten Network, nemusíte tisknout ani skladovat papírové kopie svých faktur. Služba Tungsten Network jednak odesílá údaje z faktury do účetního systému odběratele a jednak odesílá také digitálně podepsaný soubor PDF, který lze používat pro účely pracovních postupů a daňových auditů. Tato faktura vyhovuje daňovým zákonům. Tato faktura vyhovuje daňovým zákonům.

    Služba Tungsten Network ukládá každou fakturu odeslanou prostřednictvím sítě elektronické fakturace do archivu faktur. Všichni uživatelé sítě mají k tomuto archivu přístup 24 hodin denně, 7 dní v týdnu prostřednictvím portálu služby Tungsten Network.

  • Firma PricewaterhouseCoopers radí společnosti Tungsten Network v daňové oblasti. Tungsten Network využívá služeb lokálních organizací PwC, jejichž prostřednictvím je v kontaktu s příslušnými místními daňovými úřady, abychom měli nejaktuálnější daňové informace a mohli je zabudovat do našeho produktu.

    Společnost TrustWeaver digitálně podepisuje naše faktury. Společnost TrustWeaver poskytuje nástroje pro usnadnění dodržování předpisů a kontrolovatelnosti podnikové dokumentace a procesů prostřednictvím inovativních řešení založených na elektronickém podpisu.

  • V tomto případě společnost Tungsten nebude moci poskytnout legislativně platný elektronický daňový doklad digitálně podepsaný společností TrustWeaver. Místo toho vám společnost Tungsten vystaví pracovní snímek faktury, na kterém budou uvedeny všechny potřebné informace, ale který nebude legislativně platným dokumentem pro účely auditu nebo nárokování vrácení DPH.

  • Digitální podpis v podstatě dokládá odběrateli, že byla faktura skutečně zaslána dodavatelem uvedeným na faktuře. Digitální podpisy slouží k prokázání pravosti původu faktury a také pravdivosti údajů v originálním dokumentu. Podpisy Tungsten Network vystavuje společnost TrustWeaver a obsahují časovou známku.

    Je nutné ověřit podpisy na všech fakturách před dalším zpracováním, aby bylo možné uzavřít auditní historii. Toto však může udělat, je-li třeba, společnost Tungsten Network na základě výslovného písemného souhlasu klienta.

  • Služba Tungsten Network ukládá každou fakturu odeslanou prostřednictvím sítě elektronické fakturace do archivu faktur. Všichni uživatelé sítě mají k tomuto archivu přístup 24 hodin denně, 7 dní v týdnu prostřednictvím portálu služby Tungsten Network. Faktury se uchovávají v posloupném pořadí a vždy je lze vyhledat. Jelikož se faktury ukládají do elektronického archivu, společnost Tungsten Network může zaručit jejich platnost a ochránit je před neoprávněným přístupem.

  • Přístup ke službě Tungsten, včetně webového formuláře, podmiňuje trojí ověření přihlašovacích údajů. Kromě toho je každá relace chráněna standardním 128 bitovým šifrováním SSL za využití serverových certifikátů třídy 3 společnosti Verisign. Po vytvoření se faktura uloží do zabezpečeného archivu, kde ji chrání nejmodernější bezpečnostní opatření podléhající každodennímu testování.

    To znamená, že ke stránce se mohou připojit pouze oprávnění uživatelé a jakmile k připojení dojde, veškerá komunikace je soukromá a data jsou zcela zabezpečena.

Odesílání faktur prostřednictvím služby Tungsten Network

    • Jménem společnosti GE jsem obdržel dopis s pozvánkou do služby Tungsten Network
    1. Pokud je v dopise uveden odkaz, klikněte na něj a vyplňte požadovaná pole
    2. Pokud v dopise odkaz uveden není, obraťte se na specialisty na zavádění služby ze společnosti GE

    Registrace je zcela kompletní pouze tehdy, pokud jste vybrali své zákazníky ze společnosti GE a propojili se s nimi.

    • Nedostal jsem dopis s pozvánkou, ale chci se připojit – ad hoc registrace
    1. Přejděte na adresu tungsten-network.com/register
    2. Vyhledejte jejich společnost
    3. Zadejte údaje společnosti
    4. Zadejte údaje uživatele
    5. Přijměte smluvní podmínky společnosti Tungsten Network
    6. Registrace dokončena
    7. Registrace je zcela kompletní pouze tehdy, pokud jste vybrali své zákazníky ze společnosti GE a propojili se s nimi.

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty

     

     

  • Po přihlášení ke službě Tungsten Network klikněte na kartu Zákazníci a vyberte možnost Propojit se zákazníkem.

    Kompletní seznam aktuálně dostupných odběratelských subjektů společnosti GE najdete zde: https://www.tungsten-network.com/customer-campaigns/ge/uk/entities/

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

     

  • Obdržíte e-mail, v jehož předmětu bude uvedena zkratka RTT, což je upozornění o připravenosti k provádění transakcí.. V tomto e-mailu RTT vám společnost GE poskytne pokyny a kontaktní údaje vašich specialistů na zavádění služby ze společnosti GE. Pokud máte dotazy nebo nedoplatky, které chcete vyrovnat, než začnete službu Tungsten využívat, obraťte se na tyto specialisty. Pokud žádné dotazy nemáte, společnost GE do 3 dnů zahájí aktivaci služby. Dokončení aktivace služby může trvat až 5 pracovních dnů, takže maximálně do 8 dnů od obdržení e-mailu RTT na portálu uvidíte své otevřené objednávky.

    Pokud své objednávky nevidíte, obraťte se na specialisty na zavádění služby ze společnosti GE.

  • Při odesílání faktur společnosti GE vždy používejte kartu Objednávky, kde provedete převod objednávky, místo abyste vytvářeli fakturu zcela od začátku.

    1. Přihlaste se do portálu Tungsten Network www.tungsten-network.com/login
    2. Po přihlášení v levé části obrazovky klikněte na kartu Objednávky. Vyberte svého zákazníka a nastavte časové období – doporučuje se 12 měsíců. Poté klikněte na možnost Spustit.
    3. Klikněte na modré tlačítko se znaménkem plus hned před objednávkou.
    4. Klikněte na tlačítko Přijmout objednávku ve spodní části stránky (budete mít také možnost ji zamítnout nebo archivovat)
    5. Klikněte na tlačítko Převést fakturu
    6. Zadejte číslo faktury a poté vyberte řádek zaškrtnutím bílého políčka. Zadejte požadovanou částku a přidejte daňovou sazbu.
    7. Potvrďte dosud zadané údaje, pokud jsou správné.
    8. Na poslední stránce budete moci uvést své kontaktní údaje, přidat dovozné nebo případné další poplatky (prostřednictvím zeleného tlačítka PŘIDAT, viz připojený obrázek) a pokud chcete, připojit další podpůrný dokument. Sem bude třeba zadat vpravo datum zdanitelného plnění a datum doručení. Pokud je neznáte, můžete pokračovat datem odeslání.
    9. Klikněte na tlačítko Odeslat fakturu a odeslání je hotovo.

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

  • If you are a supplier of GE Renewable Energy, you are not allowed to add additional charges. Please reach out to your GE buyer/GE contact for further information.

    Pokud jste dodavatelem společnosti GE Healthcare, najdete pokyny zde:

    Při vytváření faktury budete mít možnost přidat do faktury dovozné a další poplatky. Na poslední stránce převodu objednávky za vašimi kontaktními údaji a kontaktními údaji společnosti GE je v části Položky k fakturaci zelené tlačítko Přidat. Pokud na něj kliknete, můžete přidat poplatky.

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

     

  • Důvodů může být více – podívejme se na ty nejčastější:

    • Při vyhledávání objednávek prostřednictvím karty „Objednávky“ je třeba používat správná kritéria. Zkuste ponechat výchozí hodnotu u všech kritérií kromě zákazníka a časového období objednávky, která se vybírají povinně, přičemž společnost GE doporučuje vybrat možnost Posledních 12 měsíců nebo použít vlastní časové období. Všechny objednávky vytvořené nebo upravené během 1 roku nebo 2 let v závislosti na obchodní jednotce společnosti GE se nahrají do systému Tungsten.
    • Obdrželi jste registrační dopis s odkazem, registrace však proběhla prostřednictvím portálu, nikoli prostřednictvím hypertextového odkazu. Můžete mít více účtů Tungsten a objednávky mohou být přiřazeny k nesprávnému účtu. V takovém případě by se účty měly sloučit – zašlete e-mail na adresu [email protected]
    • Obdrželi jste e-mailem oznámení, že je váš účet připraven na provádění transakcí, ale objednávky nejsou dostupné. V e-mailu je uvedeno, že máte 3 dny na to, abyste vznesli dotazy a  připomínky určené společnosti GE, než ze strany společnosti GE dojde k aktivaci vašeho účtu. Pokud jste neposkytli žádnou zpětnou vazbu, k aktivaci dojde do 7 pracovních dnů a žádná další akce z vaší strany není potřeba. Pokud nejsou vaše objednávky po uplynutí 5 pracovních dnů stále dostupné, obraťte se na tým společnosti GE: [email protected]
    • Pokud je vaše objednávka starší než 2 roky nebo je plně vyúčtovaná, na portálu se nezobrazí. V tomto případě se obra´tte na odběratelskou společnosti GE za účelem obnovení objednávky nebo vystavení nové objednávky.
    • Na každém řádku objednávky je zaškrtávací políčko, které je třeba zaškrtnout, abyste daný řádek faktury vybrali k převodu. Pokud je řádek vybraný, ale pole zůstávají šedá, znamená to, že k dané objednávce není doklad o přijetí. Vaše odběratelská společnost GE nebo správce objednávek musí vytvořit příjemku zboží a je nutné se na něj z tohoto důvodu obrátit.
      Po vytvoření příjemky bude objednávka během několika hodin, nejpozději však do následujícího dne, ve službě Tungsten zaktualizována.
    • Pokud je Dostupné množství 0, protože jste již pro daný řádek fakturu odeslali, budou příslušná pole šedá. Pokud si k tomuto řádku přejete odeslat další faktury, obraťte se na odběratelskou společnosti GE.
  • Obraťte se na žadatele společnosti GE, aby zaktualizoval databázi společnosti GE s ohledem na aktuální ceny. Upravené údaje se během několika hodin automaticky nahrají do systému Tungsten.

  • Obraťte se na žadatele společnosti GE, aby zaktualizoval databázi společnosti GE s ohledem na požadované množství. Upravené údaje se během několika hodin automaticky nahrají do systému Tungsten.

    • Moje společnost je registrována v USA a nemohu najít daňové sazby, které by bylo možné použít ve webovém formuláři

    Výši daně můžete zadat v posledním kroku převodu objednávky v poli Celková daň před kliknutím na tlačítko Odeslat.

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

    • Moje společnost je registrována v Kanadě a  nemohu přidat daň do faktury ve webovém formuláři

    Než začnete vytvářet faktury pro společnost GE, nastavte daňové kódy a sazby platící pro vaši společnost. Podrobnější informace najdete na adrese https://www.tungsten-network.com/uk/support/tutorials/canada-how-to-add-applicable-tax-rates/

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

    • Země DPH/GST

    Ve službě Tungsten Network nelze vytvářet zahraniční daňové faktury. V případě, že vaše společnost působí v jiné zemi, obraťte se na specialisty zavádění služby ze společnosti GE.

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

     

     

  • Datum faktury na faktuře služby Tungsten bude vždy označovat den, kdy jste fakturu úspěšně odeslali. Důrazně doporučujeme dokončit odeslání faktury ve službě Tungsten co nejdříve, nejlépe ve stejný den, kdy je vytvořen záznam do deníku pohledávek ve vašem vlastním účetním systému.

  • Ano, je to možné, pokud výše objednávky pokrývá částku na fakturách. Pokud se objednávka skládá z více řádků, můžete kterékoli z řádků fakturovat jako první a ostatní později. Pokud se faktura skládá z jednoho řádku, výši fakturované částky lze upravit v poli množství, jinak systém automaticky použije jako výchozí celkové dostupné množství. Totéž platí pro objednávky s více řádky, u nichž je vybrán pouze jeden řádek.

  • Pokud se vám faktura zobrazuje jako zamítnutá, neprošla faktura ověřováním, které systém Tungsten Network provádí jménem společnosti GE, a nebyla společnosti GE odeslána.

    Zamítnutou fakturu lze odeslat znovu, avšak před opětovným odesláním nezapomeňte zkontrolovat důvod zamítnutí a provést potřebné opravy. Pokud potřebujete pomoci s vysvětlením důvodů zamítnutí, požádejte o podporu prostřednictvím portálu Tungsten nebo zašlete e-mail na adresu [email protected].

  • Společnost GE vaši fakturu odmítla. Pokud máte další dotazy, obraťte se na [email protected]

  • S největší pravděpodobností došlo k technickému problému s rozhraní mezi službou Tungsten a systémy společnosti GE. Požádejte o podporu prostřednictvím portálu Tungsten nebo zašlete e-mail na adresu [email protected]

  • Přechod na elektronickou fakturaci nemá žádný vliv na vaši smlouvu/dohodu o platbách se společností GE. Služba Tungsten nevypočítává datum splatnosti; zobrazuje údaje získané z vlastního systému společnosti GE.

    Očekávané datum proplacení můžete zkontrolovat zadáním čísla faktury/čísla objednávky/čísla transakce do pole vyhledávání na vašem účtu služby Tungsten nebo jej můžete zkontrolovat na kartě Faktury – Stav faktury.

    Datum splatnosti bude dostupné, jakmile faktura přejde do stavu „schváleno“.

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

  • Ne, faktura vytvořená ve službě Tungsten je zákonná faktura, kterou můžete použít pro své účetní účely.

  • Abyste mohli přidávat další uživatele, musíte být správcem svého účtu

     

    1. Přihlaste se na adrese tungsten-network.com/login
    2. Po přihlášení klikněte na nabídku Váš účet v pravé horní části stránky
    3. Klikněte na možnost Zobrazit uživatele a jejich práva
    4. Nyní vidíte aktuální uživatele. Kliknutím na možnost Správce můžete práva správce přenést na jiného uživatele.
    5. Kliknutím na tlačítko Upravit můžete upravit profil nebo přístupová práva stávajícího uživatele
    6. Kliknutím na možnost Přidat přidejte nového uživatele, zadejte jeho údaje a klikněte na možnost Uložit. Uživatel nyní obdrží e-mail s pokyny k nastavení svých přihlašovacích údajů
    7. Po uložení můžete kliknout na kartu Přístupová práva a určit jeho úroveň přístupu. Po dokončení klikněte na tlačítko Uložit

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

    1. Přihlaste se na adrese tungsten-network.com/login
    2. Po přihlášení klikněte na nabídku Váš účet v pravé horní části stránky
    3. Klikněte na možnost Aktualizovat údaje společnosti

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

     

    1. Přihlaste se do portálu Tungsten Network www.tungsten-network.com/login
    2. Po přihlášení klikněte na možnost Nápověda a podpora v pravé horní části stránky a poté klikněte na možnost Vytvořit žádost
    3. Zadejte dotaz a uveďte co nejvíce podrobností. Klikněte na tlačítko Odeslat. Nyní dostanete referenční číslo žádosti, podle kterého můžete žádost sledovat.

    Podrobnější pokyny najdete v našem souboru PDF, který je doplněn screenshoty.

  • Obraťte se na podporu 1. úrovně: [email protected] a uveďte číslo žádosti služby Tungsten.

  • Když se zaregistrujete do služby Tungsten Network, máte k dispozici také vyhrazené týmy podpory, které vám budou pomáhat s přechodem na novou fakturační platformu. Můžete se obrátit na následující týmy podpory: