Vítejte v systému elektronické fakturace pro společnost GlaxoSmithKline
Společnost GSK je partnerem společnosti Tungsten Network, která provozuje globální platformu pro elektronickou fakturaci
Vítejte na stránce nápovědy společnosti GSK pro služby objednávek Tungsten Network
Účelem této stránky je pomoci dodavatelům společnosti GSK porozumět významu, funkcím a výhodám služeb objednávek, který byl spuštěn v září 2015.
Společnost GSK zavedla služby objednávek se dvěma jasnými cíli:
- Zrychlit a zjednodušit fakturaci svým dodavatelům
- Odstranit běžné chyby, které způsobují zdržení při schvalování a proplácení faktur
Důležité upozornění: služby objednávek jsou určeny pouze pro některé subjekty společnosti GSK a některé objednávky.
Klikněte sem a zjistěte, zda bude váš zákazník společnosti GSK zasílat informace uvedené na objednávkách do systému Tungsten Network.
Dodavatelé webových formulářů
V případě objednávek zasílaných do systému Tungsten (kliknutím sem zobrazíte výjimky a relevantní zákazníky) se nyní budete moci přihlásit k portálu Tungsten, zobrazit svou objednávku a pomocí několika málo kliknutí ji převést na fakturu.
Nápověda a podpora pro dodavatele webových formulářů
Používání převodu objednávek Tungsten je rychlé a snadné, zejména, pokud se seznámíte s výše uvedenými návody ve formě videa a PDF.
Od 28. září 2015 můžete objednávku rychle převést na fakturu. Veškeré údaje z objednávky se extrahují automaticky, takže je nemusíte zadávat ani upravovat ručně. Proto, pokud se vaše objednávka zobrazuje na portálu Tungsten, velmi doporučujeme funkci převodu objednávek Tungsten využít.
Upozorňujeme, že tato možnost se netýká všech subjektů a objednávek společnosti GSK. Navštivte tuto stránku, kde naleznete podrobnější informace.
Často kladené dotazy
- Dodavatelé mohou nyní vystavit fakturu během pouhých několika kliknutí!
- Už žádné ruční zadávání údajů, údaje na řádcích faktury jsou předem vyplněné!
- Díky tomu se sníží počet chyb vzniklých při zadávání, které mohou způsobovat nesrovnalosti na straně společnosti GSK a následně vedou k výjimkám a zpožděnému proplácení.
- Fakturu můžete vystavit rychleji a jednodušeji než dříve
- Díky vylepšenému ověřování systému Tungsten můžete očekávat méně zpoždění nebo dotazů
- Pokud máte objednávku ve formátu PDF, měli byste ji vidět na portálu.
- Pokud si od vás společnost GSK objednala zboží/služby a objednávku ve formátu PDF nemáte, obraťte se na svého zákazníka GSK.
- Pokud služba vašeho zákazníka zahrnuje a dostali jste od společnosti GSK objednávku ve formátu PDF, ale na portálu ji nevidíte, zkontrolujte to znovu za 24 hodin. Pokud po 24 hodinách objednávka na portálu stále nebude, obraťte se na podporu společnosti Tungsten.
- Pokud váš zákazník GSK nespadá do daného rámce, pokračujte v zasílání faktur obvyklým způsobem.
Bude používání funkce převodu objednávek znamenat, že již nebudu dostávat e-mailem kopii objednávky ve formátu PDF?
Ne, společnost GSK bude i nadále dodavatelům zasílat objednávky obvyklým způsobem.
Mám od společnosti GSK objednávku ve formátu PDF, ale nevidím ji na portálu Tungsten. Co mám dělat?
Nejprve se podívejte na tuto stránku a zkontrolujte, že vaše objednávka nebo zákazník společnosti GSK spadá do rozsahu tohoto projektu. Za předpokladu, že vaše objednávka do daného rozsahu spadá, zkontrolujte portál znovu za několik hodin. Pokud svou objednávku stále nevidíte, obraťte se na podporu společnosti Tungsten.
Právě jsem se zaregistroval/a do služby Tungsten Network, bude převod objednávek fungovat rovnou?
Objednávka se zobrazí v portálu během 2–5 pracovních dnů. Dále zkontrolujte oddíl „Mé objednávky“ na portálu. Pokud v portálu ani po 5 dnech nevidíte žádné objednávky, kontaktujte oddělení podpory společnosti Tungsten.
Jak zjistím, že je na portálu Tungsten k dispozici objednávka k převodu?
Můžete zkontrolovat sekci „Mé objednávky“ na účtu v portálu Tungsten. Pokud byste navíc chtěli dostávat také e-mailová oznámení, když se na vašem účtu objeví nová objednávka, kontaktujte podporu společnosti Tungsten, která vám to pomůže zajistit.
Jaká výhody to přinese mně a mé společnosti?
V rámci trvalého závazku společnosti GSK zlepšovat efektivitu a uživatelskou zkušenost zavedení převodu objednávek znamená:
Co když nemám objednávku od společnosti GSK?
Zásadou společnosti GSK je vystavovat dodavatelům při požadavku na zboží nebo služby objednávku ve formátu PDF. Od 28. září 2015 dále budou tyto objednávky za účelem převodu dostupné také na portálu Tungsten. (Pokud není váš zákazník mimo rozsah této služby, klikněte sem a přečtěte si podrobnější informace)
Nikdy nedostávám objednávky od společnosti GSK. Mohu používat převod objednávek?
Ne, převod objednávek můžete používat pouze v případě, že byla vystavena právoplatná objednávka od společnosti GSK. Vyzvěte svého zákazníka GSK, aby v budoucnu vystavoval objednávky takovým způsobem, abyste mohli plně využívat výhod převodu objednávek. Do té doby vystavujte faktury prostřednictvím webového formuláře Tungsten obvyklým způsobem.
Dostal/a jsem objednávku od společnosti GSK, ale nezobrazuje se na portálu Tungsten, co mám dělat?
Ne všechny objednávky společnosti GSK budou na portálu Tungsten k dispozici. Klikněte sem a podívejte se, jestli váš zákazník společnosti GSK spadá do rozsahu služby.
Prostřednictvím systému Tungsten mi přišla chybová zpráva, které nerozumím
Chybová zpráva uvedená v e-mailovém upozornění a/nebo na portálu služby Tungsten by měla vysvětlovat problém a postup pro nápravu vzniklé situace (v případě potřeby). Pokud potřebujete další pomoc, obraťte se na podporu společnosti Tungsten.
Musím měnit údaje na objednávce?
Ne. Převod objednávek je specificky vytvořen tak, aby byly klíčové údaje z objednávky na faktuře předem vyplněné, takže nebudete muset trávit čas jejich zadáváním! (Tato pole zahrnují číslo objednávky, popis, množství, měrnou jednotku).
Bude třeba doplnit nějaké další údaje?
Ano, bude třeba vyplnit požadovaná pole, jako je například číslo faktury, datum faktury, daňové sazby apod.
Mohu při použití převodu objednávek připojit k faktuře přílohu?
Ano, můžete. Společnost GSK bez problémů přijímá přílohy do 5 MB.
Co když pro společnost GSK uskutečním částečnou dodávku?
Služba převodu objednávek v systému Tungsten umožňuje upravit množství na faktuře tak, aby odpovídala částečné dodávce společnosti GSK.
V případě částečného doručení mohou dodavatelé u jedné objednávky použít konverzi objednávky několikrát.
Portál služby Tungsten Network umožňuje snadno sledovat veškeré faktury, které byly dříve vytvořeny pomocí služby konverze objednávek – díky tomu si můžete být jisti zbývajícím množstvím k fakturaci.
Potřebuji pomoc – na koho se mohu obrátit?
Nejprve musíte dodržet postupy z instruktáží, podívat se na videa a přečíst si Často kladené dotazy. Nezapomeňte ani na část „Které objednávky služba zahrnuje?“.
Dodavatelé integrovaných řešení
Společnost GSK nadále zlepšuje své služby prostřednictvím služeb Tungsten. Od 28. září 2015 zavedla společnost GSK vylepšené ověřování objednávek. Jeho účelem je vylepšit proces přiřazování faktur ve společnosti GSK a pomoci zajistit včasné platby dodavatelům.
Upozorňujeme, že společnost GSK vám bude i nadále zasílat objednávky e-mailem.
Společnost Tungsten objednávku zkontroluje, aby zajistila následující:
- Společnost uvedená na objednávce odpovídá společnosti, které vytváříte fakturu
- Uvedené číslo objednávky je správné
- Čísla řádkových položek odpovídají objednávce
- Na faktuře je uvedeno pouze jedno číslo objednávky
Často kladené dotazy
Právě jsem se zaregistroval/a do služby Tungsten Network, mohu rovnou začít zasílat elektronické faktury?
Abychom zajistili, že vaše faktury projdou našimi ověřovacími kontrolami, doporučujeme počkat 2–5 pracovních dnů (od okamžiku registrace), než prostřednictvím služby Tungsten Network odešlete první elektronické faktury. Pokud narazíte na problémy nebo budete potřebovat pomoc, obraťte se na podporu společnosti Tungsten.
Jaká výhody to přinese mně a mé společnosti?
V rámci trvalého závazku společnosti GSK zlepšovat efektivitu a zkušenosti dodavatelů bude zavedení služeb objednávek znamenat, že díky vylepšenému ověřování služby Tungsten mohou dodavatelé očekávat méně zpoždění nebo dotazů.
Je třeba, aby údaje na mé faktuře odpovídaly objednávce?
Společnost GSK doporučuje všem dodavatelům fakturovat prostřednictvím přesných údajů (popis/kód produktu, měrná jednotka, jednotková cena), jak jsou uvedeny na objednávce od společnosti GSK. Pokud se kterékoli políčko od faktury liší, hrozí nebezpečí zpoždění nebo zamítnutí.
Prostřednictvím systému Tungsten mi přišla chybová zpráva, které nerozumím
Chybová zpráva uvedená v e-mailovém upozornění a/nebo na portálu služby Tungsten by měla vysvětlovat problém a postup pro nápravu vzniklé situace (v případě potřeby). Ujistěte se, že fakturujete stejnému subjektu společnosti GSK, od kterého jste dostali objednávku. Pokud potřebujete další pomoc, obraťte se na podporu společnosti Tungsten.
Mohu zasílat faktury libovolnému subjektu společnosti GSK, který je ve službě Tungsten Network?
Elektronické faktury můžete zasílat každému zákonnému subjektu, se kterým obchodujete a od kterého dostáváte objednávky. Kliknutím sem zobrazíte kompletní seznam subjektů společnosti GSK ve službě Tungsten Network.
Poznámka: faktury zaslané nesprávnému subjektu budou při ověřování službou Tungsten zamítnuty.
Potřebuji pomoc – na koho se mohu obrátit?
Nejprve musíte dodržet postupy z instruktáží, podívat se na videa a přečíst si Často kladené dotazy. Nezapomeňte ani na část „Které objednávky služba zahrnuje?“.
Stále potřebujete pomoc? Kontaktujte specializovaný tým podpory společnosti Tungsten!
Kontaktujte nás
Speak to one of our experts
You have unique challenges and requirements. Arrange a call to find out how we can help automate your specific processes.