Vítejte v systému elektronické fakturace pro společnost LifeScan

Společnost LifeScan uzavřela partnerství se společností Tungsten Network, aby společně nabídly dodavatelům jednodušší způsob odesílání faktur

Podporujeme vás během celého procesu

Na základě zkušeností za více než desítku let jsme sestavili rozsáhlý soubor často kladených dotazů a dokumentů, které vám pomohou při každém kroku

Obecné dotazy

  • Společnost Tungsten Network poskytuje společnostem na celém světě řešení elektronické fakturace, analytická řešení a řešení pracovních postupů. Podrobnější informace o našich produktech a službách najdete na našich webových stránkách.

    • Bezpečné a zaručené dodání faktury, už žádné faktury ztracené v poště
    • Zpracování faktur zabere méně času
    • Žádná další zpoždění kvůli nedostatku informací, doručení do špatné kanceláře nebo ručnímu zásahu
    • Technologie VÝMĚNY DAT V LIBOVOLNÉM FORMÁTU – není nutný žádný další software nebo hardware
    • Lepší přehlednost zpracování a lepší řízení finančních toků díky přístupu 24/7 a analýzám
    • Splnění požadavků DPH bez ohledu na to, odkud jsou faktury posílány a kde jsou přijímány
    • Snadné a ekonomické zasílání faktur – kdykoliv
  • Ano. Používání elektronické fakturace Tungsten se zařadí mezi formální kritéria výběru pro dodavatele, které společnost LifeScan využívá. Ačkoli to nezbytně nepovede k bezprostřednímu vyloučení prodejců nesplňujících podmínky, očekáváme, že takoví prodejci budou postupem času nevyhnutelně znevýhodněni.

  • Ano. Společnost LifeScan se aktivně snaží eliminovat zpracování papírových faktur, abychom tak mohli naplno využívat výhod, které elektronická fakturace přináší nám i našim dodavatelům. Používání elektronické fakturace Tungsten se zařadí mezi formální kritéria výběru pro dodavatele, která společnost LifeScan využívá. Ačkoli to nutně nepovede k bezprostřednímu vyloučení prodejců nesplňujících podmínky, očekáváme, že takoví prodejci budou postupem času nevyhnutelně znevýhodněni.

  • Ano, stačí zadat vhodné datum. Datum v budoucnu však není možné zadat.

  • Služba Tungsten Network není platební platforma. Společnost LifeScan bude nadále používat aktuální platební metodu.

    • Protože společnost LifeScan přílohy povoluje, přejděte do části „Fakturace“ a vyberte možnost „Faktury čekající na přílohy“
    • Vyhledejte příslušnou fakturu zadáním čísla faktury do pole vyhledávání nebo roztřiďte tabulku „Faktury čekající na přílohy“ podle různých nadpisů jednotlivých sloupců
    • Ve sloupci „Nahrát“ zaškrtněte povolené typy souborů
    • Kliknutím na možnost „Vybrat“ přidejte z počítače soubory, které chcete připojit
    • Přílohy vidíte ve sloupci „Počet příloh“
    • Vystavujte faktury s přílohami, abyste nás upozornili, že jsou připraveny ke zpracování, zaškrtněte políčka u příslušných faktur a klikněte na tlačítko „Uvolnit“
    • Jste omezeni maximální počtem 3 příloh na jednu fakturu, přičemž přílohy musí být ve formátu tiff
    • Pokud máte faktury čekající na přílohy, budete mít na připojení příloh 24 hodin, než bude faktura automaticky odeslána
  • Ne, společnost LifeScan očekává, že jakmile obdržíte toto oznámení, měli byste začít všechny faktury odesílat prostřednictvím služby Tungsten a další papírové faktury by se již neměly zasílat (v případě zaslání se budou odmítat). Důvodem je zabránit možné duplikaci.

  • Ne, aby se zabránilo vzniku duplicitních faktur. Samotný systém neumožňuje zadat stejné číslo dvakrát.

  • Jakmile se zapojíte do sítě, společnost Tungsten vám bez dalších poplatků umožní posílat elektronické faktury také dalším zákazníkům z řad kupujících zapojeným do sítě. Kliknutím na možnost Propojení se zákazníky v dodavatelském portálu můžete jednoduše najít další kupující.

  • V záhlaví faktury zadávejte do pole objednávky vždy pouze jednu objednávku. Další objednávky uvádějte dále na faktuře – každou objednávku na příslušný samostatný řádek, např.:

    • Řádek 1: první objednávka, popis příslušné dodávky/služby/zboží
    • Řádek 2: druhá objednávka, popis příslušné dodávky/služby/zboží
    • Řádek 3: třetí objednávka, popis příslušné dodávky/služby/zboží
  • Systém Tungsten si pamatuje všechna čísla faktur, které jste společnosti LifeScan zaslali. Vy i společnost LifeScan jste tím chráněni před odesíláním duplikátů. Proto by vaše faktura měla mít vždy jedinečné číslo, přijato bude například 1/2013 a 1/2014.

    1. Vaše objednávka byla vytvořena během posledních 24 hodin. Systém je naprogramován tak, aby všechny nové objednávky zkopíroval jednou denně a poté je během noci odeslal na portál Tungsten. Mezi řízením vztahů s uživateli a portálem Tungsten neexistuje průběžné spojení, všechny kopie objednávek se proto na profilech dodavatelů společnosti Tungsten objeví o 24 hodin později.
    2. Došlo k reálnému problému s mapováním. V tomto případě se obraťte na podporu společnosti Tungsten, aby problém nechala opravit, a spojte svou společnost se správným subjektem.
    • Odesláno: Vaše faktura čeká na ověření systémem Tungsten
    • Schváleno: Vaše faktura prošla ověřením systému Tungsten Network – oddělení účetních pohledávek společnosti LifeScan fakturu dosud neobdrželo
    • Zamítnuto: Vaše faktura neprošla ověřením systému Tungsten – než zadáte žádost o podporu, zkontrolujte nejčastější chyby (např. rámec objednávky)
    • Doručeno: Vaše faktura je připravena k odeslání oddělení účetních pohledávek společnosti LifeScan
    • Přijato: Vaše faktura byla zadána do systému oddělení účetních pohledávek společnosti LifeScan – bude ověřena její správnost a bude zpracována
    • Odmítnuto: Vaše faktura neprošla ověřením oddělení účetních pohledávek společnosti LifeScan a byla odmítnuta – informace o odmítnutí vám společnost LifeScan zašle e-mailem
    • Schváleno: Vaše faktura byla odeslána
    • Zaplaceno: Vaše faktura byla proplacena
    • Výjimka: Vaši fakturu vyšetřuje společnost LifeScan – můžete být kontaktováni kvůli opravě/dobropisu
  • Ne, přesný stav svých odeslaných faktur byste měli zjišťovat v oddílu aktualizací Stav faktur na účtu v portálu Tungsten.

  • Když se dodavatel nebo nakupující zaregistruje do portálu Tungsten, musí jmenovat správce – údaje o správci najdete kliknutím na položku „Můj účet“ a poté kliknutím na položku „Můj profil“. Informace se zobrazí ve spodní části obrazovky.

    Právě správce může přidávat nové uživatele a upravovat přístupová práva.

  • Přístup ke službě Tungsten, včetně webového formuláře, podmiňuje trojí ověření přihlašovacích údajů. Kromě toho je každá relace chráněna standardním 128 bitovým šifrováním SSL za využití serverových certifikátů třídy 3 společnosti Verisign. Po vytvoření se faktura uloží do zabezpečeného archivu, kde ji chrání nejmodernější bezpečnostní opatření podléhající každodennímu testování.

    To znamená, že ke stránce se mohou připojit pouze oprávnění uživatelé a jakmile k připojení dojde, veškerá komunikace je soukromá a data jsou zcela zabezpečena.

  • Spolupráce mezi vámi a vaším zákazníkem bude pokračovat ve stejném jazyce. Měli byste mu nadále zasílat faktury ve stejném jazyce, jaký normálně používáte.

    Pokud se chcete obrátit na podporu, volejte na číslo +44 (0) 870 165 7430. (Vyhledejte si číslo místní podpory)

    Upozorňujeme, že tato čísla jsou vyhrazena pouze pro dotazy týkající se podpory k elektronické fakturaci Tungsten. Dotazy týkající se plateb směřujte i nadále na své stávající kontakty z řad zákazníků.

Registrační otázky

  • Zanedlouho se bude jednat o primární způsob, kterým společnost LifeScan přijímá faktury doručené dodavateli.

  • Pokud chcete začít využívat službu Tungsten Network, stačí se nyní jen zaregistrovat pomocí registračního klíče nebo čísla TN, které vám poskytl zákazník. Po registraci získají všichni dodavatelé využívající tuto možnost automaticky 52 bezplatných transakcí. Při prvním výročí (po uplynutí jednoho roku od registrace) vám účet opět bez poplatku navýšíme na 52 bezplatných faktur, které můžete využít během následujících 12 měsíců.

  • Ano, součástí procesu registrace je povinnost přijmout požadované stanovené standardní podmínky. Jakmile se tak stane, očekává společnost LifeScan, že přestanete zasílat papírové faktury (v případě přijetí budou zamítány) a všechny faktury budete odesílat prostřednictvím služby Tungsten.

  • Ano, smluvní podmínky společnosti Tungsten Network budete muset přijmout bez ohledu na zvolené řešení.

  • Ne. Další software ani hardware se NEVYŽADUJE. K odesílání elektronických faktur prostřednictvím služby Tungsten Network potřebujete pouze připojení k internetu.

  • Minimální požadavky na operační systém jsou následující: OS Microsoft Windows 98 Second Edition, Linux nebo Mac 9.2*.

    Minimální požadavky na prohlížeč jsou následující: Verze 9 prohlížeče Internet Explorer a nejnovější verze prohlížečů Firefox, Chrome, Safari a Opera.

  • Faktury můžete odesílat přímo z účetního systému v jakémkoli formátu, který si zvolíte. K tomu je třeba, abyste se stali dodavatelem integrovaných řešení společnosti Tungsten Network.
    Registraci zahájíte zasláním e-mailu na adresu [email protected].

  • Služba Tungsten Network poskytuje dvě úrovně možností elektronické fakturace. Všechna řešení obsahují určitý počet faktur měsíčně zdarma.

    Klepnutím sem zobrazíte možností registrace.

  • LifeScan nepokrývá dodavatelské náklady na vytváření papírových faktur, nebude proto hradit ani náklady na jejich elektronické zasílání. Elektronické řešení je však pro většinu podniků z hlediska nákladů úspornější. Kromě finanční úspory získáte také výhody okamžitého odeslání faktury, potvrzení doručení faktury a možnost sledování stavu 24/7 faktury a vykazování.

Nejdůležitější dokumenty

  • Stručná referenční příručka týkající se datových norem eInvoice
  • Referenční videa a materiály