Vítejte v systému elektronické fakturace pro společnost Sanofi

Často kladené dotazy

Co je služba Tungsten Network?

Služba Tungsten Network je globální síť pro elektronickou fakturaci. Platforma pro elektronickou fakturaci společnosti Tungsten Network umožňuje dodavatelům odesílat fakturační údaje v libovolném formátu přímo z jejich účetních systémů, zadávat údaje a odesílat faktury online pomocí portálu a dokonce snadno převádět objednávky na faktury.

Služba kontroly stavu faktur* navíc dodavatelům umožňuje sledovat stav faktur během hlavních kroků jejich zpracování od přijetí až po platbu.
*Dostupnost služby kontroly stavu faktur může být v porovnání se službou elektronické fakturace v některých zemích omezena.

Jak to funguje?

Služba Tungsten Network je systémem pro výměnu dat v libovolném formátu. Toto řešení zajišťuje, že jsou všechny faktury dodavatelů doručovány ve formátu požadovaném účetním systémem zákazníka.

Je fakturace prostřednictvím služby Tungsten Network podmínkou pro spolupráci se společností Sanofi?

Společnost Sanofi se aktivně snaží eliminovat zpracovávání papírových faktur, abychom mohli plně využívat výhod, které nám i našim dodavatelům přináší elektronická fakturace.

Schopnost odesílat faktury elektronicky je součástí hodnotících kritérií při výběrových řízeních a výběru dodavatelů.

Jaké jsou výhody využívání služby Tungsten Network?

• Bezpečné a garantované doručování faktur – společnost Sanofi dostává faktury v řádu několika málo hodin, čímž se předchází zpožděním nebo ztrátám, ke kterým někdy dochází během jejich přepravy poštou
• Stav faktury můžete kontrolovat online – od doručení až po platbu*
• Zkrácený čas zpracování – jelikož faktury dostáváme rychleji, můžeme dříve zahájit jejich zpracování a zajistit včasnou platbu
• Okamžité ověřování faktur – služba Tungsten Network ověřuje faktury a zajišťuje jejich shodu s požadavky zákonů a dostupnost údajů potřebných pro integraci do systému společnosti Sanofi. Tento postup přispívá k rychlejšímu zpracování a omezení rizika potenciálního zpoždění z důvodu chybějících informací
• Technologie výměny dat v libovolném formátu – služby Tungsten Network je kompatibilní prakticky s jakýmkoli výstupem systému ERP, který transformuje na požadovaný vstupní formát systému ERP společnosti Sanofi. Tato funkce nevyžaduje žádný doplňkový software ani hardware
• Lepší přehlednost zpracování a lepší řízení finančních toků díky přístupu 24/7 a analýzám
• Dodržování předpisů v oblasti DPH – systémy a procesy služby Tungsten Network zajišťují shodu s místními předpisy v oblasti elektronické fakturace bez ohledu na to, ze které země jsou faktury odesílány nebo kde jsou přijaty
• Snadný, ekonomický provoz  ohleduplný k životnímu prostředí – ačkoli společnost Tungsten Network může v některých případech podle své cenové politiky účtovat uživatelům poplatky, tyto poplatky by měly být kompenzovány úsporami na nákladech souvisejícími s tiskem faktur, jejich přípravou a poštovními poplatky. V mnoha případech pak úspory mohou tyto náklady překročit.

*Dostupnost služby kontrola stavu faktur může být v porovnání se službou elektronické fakturace v některých zemích omezena.

Musím instalovat doplňkový hardware nebo software?

Tungsten Network je webová služba, a proto pro přístup k této platformě pro elektronickou fakturaci potřebujete jen prohlížeč a internetové připojení.

Je používání elektronické fakturace podmínkou pro nová výběrová řízení a nové dodavatele?

Schopnost odesílat faktury elektronicky je součástí hodnotících kritérií při výběrových řízeních a výběru dodavatelů.

Musím tuto službu používat i v případě, že jsou mé faktury hrazeny včas?

Používáním služby Tungsten Network zajistíte, že vám budeme i nadále platit včas. Také budete moci využívat celé řady dalších výhod od bezpečnějšího doručování faktur po lepší přehled o celém životním cyklu faktury*.
*Dostupnost služby kontrola stavu faktur může být v porovnání se službou elektronické fakturace v některých zemích omezena.

Co se stane v případě, že budu i nadále posílat papírové faktury?

Společnost Sanofi chce využívat výhod, které elektronická fakturace přináší nám i dodavatelům, a tudíž se jedná o preferovanou metodu fakturace.
Jakmile začnete posílat faktury prostřednictvím služby Tungsten Network, musíte přestat posílat papírové faktury.

Jaké náklady jsou spojeny s registrací do služby Tungsten Network?

Služba Tungsten Network nabízí dva typy odesílání faktur – prostřednictvím integrovaného řešení nebo pomocí webového formuláře.

Integrované řešení umožňuje dodavatelům odesílat fakturační údaje  v libovolném formátu přímo do našeho účetního systému. Toto řešení integruje váš stávající fakturační systém do sítě pro elektronickou fakturaci Tungsten, a při přenosu údajů tak nejsou nutné manuální zásahy. Za tuto variantu služby se platí roční členský poplatek a také poplatky za transakce v případě, že vyčerpáte počet bezplatných faktur, které jsou v rámci tohoto řešení.

Řešení pomocí webového formuláře vám umožňuje ručně zadávat údaje do zabezpečeného online formuláře ve službě Tungsten Network. Pokud si zvolíte řešení přes webový formulář, můžete službu začít používat bez poplatku za nastavení nebo připojení. Obdržíte určitý počet bezplatných transakcí, pokud vaše fakturace překročí počet bezplatných transakcí, budete si moci přikoupit další. Aktuální výši poplatků naleznete v dokumentu týkajícím se možností služby Tungsten Network.

Co zahrnuje poplatek za integrované řešení?

Členský poplatek pokrývá náklady společnosti Tungsten Network na nastavení vašeho účtu v síti a obecné náklady na údržbu sítě. Členský poplatek se hradí každý rok bez ohledu na to, kolika zákazníkům prostřednictvím služby fakturujete, a zahrnuje určitý počet bezplatných transakcí.

Proč poplatky nehradí společnost Sanofi?

Poplatky za používání služby Tungsten Network platí společnost Sanofi i její dodavatelé, protože výhody plynoucí z používání služby využívají společně. Přechodem na elektronickou fakturaci jako dodavatel ušetříte díky zjednodušení podnikových procesů a navíc se významně zkrátí také čas úhrady vašich faktur.

Domníváme se, že tyto poplatky se blíží nákladům na poštovné a ušetříte také čas vynaložený na upomínání faktur po splatnosti nebo řešení dalších problémů s fakturami.

Odesílá společnost Sanofi prostřednictvím služby Tungsten Network také platby?

Služba Tungsten Network není platební platforma. Společnost Sanofi bude svým dodavatelům i nadále platit stávající platební metodou.

Musím se společností Tungsten Network podepsat smlouvu?

Ano, smluvní podmínky společnosti Tungsten Network budete muset přijmout bez ohledu na zvolené řešení.

Vztahuje se požadavek na používání elektronické fakturace na všechny subjekty společnosti Sanofi?

Zavedení elektronické fakturace prostřednictvím služby Tungsten Network je plánováno ve většině evropských států.

Koho ve společnosti Sanofi mohu kontaktovat?

Implementaci elektronické fakturace zajišťuje jménem společnosti Sanofi společnost Tungsten Network, která je zároveň hlavním kontaktním bodem v případě dotazů.

Společnost Tungsten Network lze kontaktovat prostřednictvím zákaznické podpory služby Tungsten Network

Co když nepoužívám systém umožňující vytváření elektronických faktur?

Služba Tungsten Network je kompatibilní s mnoha datovými vstupy. Kontaktujte její zákaznickou podporu, která vám pomůže najít nejvhodnější řešení pro vaše podnikání s ohledem na možnosti vašeho systému.

Pokud faktury vytváříte ručně (v aplikacích Word, Excel atd.), můžete k platformě pro elektronickou fakturaci Tungsten přistupovat prostřednictvím zabezpečené webové stránky a vytvářet faktury online pomocí webového formuláře. Není vyžadována instalace žádného softwaru, potřebujete pouze připojení k internetu a standardní prohlížeč.

Jakým způsobem probíhá přechod z papírových faktur na elektronické?

Jakmile bude váš účet nastaven a budete připraveni k provádění transakcí prostřednictvím sítě, služba Tungsten Network vám zašle upozornění s informací, že jste připraveni odesílat faktury našemu účetnímu oddělení.

Mohu prostřednictvím služby Tungsten Network odesílat elektronické faktury všem svým zákazníkům?

Služba Tungsten Network vám po registraci umožňuje odesílat elektronické faktury všem ostatním zákazníkům, kteří síť používají.

Mohu v jednom souboru posílat transakce pro více než jednoho zákazníka?

Integrované řešení služby Tungsten Network umožňuje přijímat datové soubory v libovolném formátu pro libovolný počet zákazníků. Společnost Tungsten Network s vámi sjedná způsob identifikace jednotlivých zákazníků v datovém souboru a jednotlivé transakce následně doručí správným zákazníkům.

Moje organizace plánuje v brzké době změnit svůj fakturační software, mám s registrací počkat?

Služba Tungsten Network je kompatibilní s jakýmkoli vstupním datovým formátem, a proto byste se měli připojit k našim službám co nejdříve. Jakmile budete připraveni na používání nového softwaru, stačí společnost Tungsten o změně jednoduše informovat. Potřebné změny provede bez přerušení doručování vašich faktur.

Poskytuje služba Tungsten Network podporu ve více jazycích?

Ano. Služba Tungsten Network poskytuje služby v oblasti prodeje, implementace a podpory v angličtině, francouzštině, němčině, holandštině, španělštině, italštině, polštině a portugalštině.

Jsou k dispozici další informace o službách sítě Tungsten Network?

Ano, navštivte adresu www.tungsten-network.com